OPQ分析を使用して、読み手に寄り添った文書を書こう
相手に自分の考えを伝えるための手段の一つが文書を書くことです。しかし自分の考え＝相手の知りたい情報ではありません。自分の書きたいことだけを書いた文書は、誰にも読まれない可能性があります。相手に文書を読んでもらいたいのであれば、相手が何を求めているか知ることが重要です。
特にビジネスの場では、読み手の求めている情報をくみ取って提供する必要があります。読み手がどんな問題を抱えているのか、どんな情報を知りたいのか。読み手の気持ちを考えるときに「OPQ分析」が役に立ちます。
OPQ分析は「入門 考える技術・書く技術」の中で紹介されている方法です。ビジネス文書の作成に的を絞った方法ではありますが、考え方は他の文書を作成するときにも役に立つと思います。
OPQ分析を使用して、読み手が知りたい情報が書いてある文書を目指しましょう。
OPQ分析とは
読み手の考えを分析する方法がOPQ分析です。OPQは以下の単語の頭文字からきています。
O：Objective（望ましい状況）
P：Problem（問題、すなわち現状とObjectiveとのギャップ）
Q：Question（読み手の疑問）
A：Answer（答え／文書の主メッセージ）･･･山﨑康司「入門 考える技術・書く技術」より
O＝「読み手が目指している望ましい状況」を確認して、P＝「望ましい状況と現状のギャップ、解決すべき問題」を把握します。Q＝「問題をどうしたら解決できるのかという疑問」を考えて、A＝「問題解決の答え」を書いていきます。
つまり目標達成を阻む現状の問題を正しく理解して、目標達成するにはどうしたら良いのかを文章で書くことです。O、P、Qの3つを理解して文書を書くことができれば、的外れな回答にはなりません。読み手に寄り添った文書を書くことができるでしょう。
OPQ分析で注意すること
望ましい状況と現状を比較する際に大切なことは、同じモノサシ（すなわち、同じレール上）で比べるということです。このレールが、文書のトピック（テーマ、主題）になります。
･･･山﨑康司「入門 考える技術・書く技術」より
例えば「文章力を上げたい」という目標に対して、「話しベタである」という問題だと、読み手の疑問は「文章力をあげるために、話しベタを直したい」となり、文章力を上げたいのか、話し上手になりたいのか分からなくなります。疑問があやふやになり、具体的な解決策を明示できません。
この場合は Oが「文章力を上げたい」だったら、Pは「文章を書くのが下手」Qは「文章力を上げるにはどうしたら良いのか」になります。
文書を書く際に、テーマは一つに絞るようにしましょう。テーマが複数あると、結論がわかりにくくなり読み手が混乱します。
まとめ
OPQ分析をしてから文書を書くと、読み手の知りたい情報が書かれた文章を書くことができますよ。簡単にできる方法なので、試してみてください。
