整理・整頓をしてモノを探す時間をなくそう
トヨタで行われている整理整頓方法をまとめたのが「トヨタの片付け」です。私が以前勤めていた古本屋でもトヨタの片付けを実践していました。モノの置き場を決めて、動線を確保することでモノを探す無駄な時間がなくなり、作業も効率化されました。
整理・整頓をして意識が変わるまでは時間はかかりますが、文化が根付けば生産性は格段に上がります。反対に片付けができないと、いつまでも無駄が発生して効率が悪いままです。
片付けをした後の最初の効果は小さいかもしれませんが、小さな積み重ねが大きな成果を生みます。以前勤めていた職場で実践していたトヨタの片付けについて紹介していきたいと思います。
「［図解］トヨタの片づけ」を参考にしています。ちなみに「［図解］トヨタの片づけ」はKindle Unlimited読み放題対象です。
5S
トヨタの片付けには5Sという考え方がベースにあります。
❶ 整理（ Seiri） 「いるもの」と「いらないもの」に分け、「いらないもの」は捨てる
❷ 整頓（ Seiton）「必要なもの」を「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せる
❸ 清掃（ Seisou）キレイにそうじする、日常的に使うものを汚れないようにする
❹ 清潔（ Seiketsu）整理・整頓・清掃した状態を維持する
❺しつけ（ Shitsuke）整理・整頓・清掃についてのルールを守らせる･･･「［図解］トヨタの片づけ」 より
5Sを実践できれば、職場の環境は改善され作業の効率化がなされて生産性が上がります。モノを使用したら所定の位置に戻す、不要なものを判断して捨てる、作業机は常に綺麗にしておくなど、整理・整頓を当たり前の状態にする意識を持つことが5Sの実践につながります。
モノの定位置を決める
以前の職場で実践していたのは、モノの定位置を決めることです。テープやはさみなどの文房具を置く位置を決めて、使用したら必ず定位置に戻すようにします。位置がわかるように、引き出しに名前を貼ったり、机の上のテープ台を置く位置にテープを貼ったりして、誰でも一目で置き場所がわかるようにしました。
定位置を決めることでモノをなくすことが少なくなり、モノを探す無駄な時間がなくなりました。
またモノの定位置を決める上で大切なことは、人の動きに合せて決めることです。使用頻度の高いモノは手に取りやすいところに置いたり、作業をするときに無駄な動きが極力発生しない位置に置いたりします。
1ヶ月に一回ぐらいしか見ないファイルを、作業する机の上に置いていてはスペースの無駄です。使用頻度の低いモノは棚に入れて保管をします。
作業をする際にスペースを広く使えるように、なるべく机の上にモノは置かずにします。置いたとしても机の端に置いたりしていました。
作業後はすぐに片付ける
作業をした後はすぐに片付けをして、常に綺麗な状態を保ちます。以前の職場は古本屋だったので、作業机で本を買取したり、本の値付けをしたりしていました。査定が終わった本、値付けが終わった本は、机の上に置いたりせずに必ずカートや本棚に置くように徹底していました。
カウンターの中に複数の人がいたので、机の上に本が置きっぱなしだと、これから買取するものなのか、買取が終わったものなのかが分からなくなってしまい混乱するからです。机の上の本をすぐに片付ければ、混乱は起きないですし、別の作業をスムーズに行うことができたので作業が効率化されました。
意識を根付かせるのは大変
整理・整頓してモノの定位置を決めても最初のうちは片付けが浸透せずに、モノがなくなったり、机が汚いままだったりすることがよくありました。5Sの意識を根付かせ、片付けを習慣化することは本当に大変でした。
スタッフの意識を変えるには、「なぜ片付けをするのか」という理由を教えて、片付けられた状態で作業するメリットをたたき込む必要があります。そして自らが率先し片付けを実践して、片付けしている姿を見せることが大切です。
1回言っても理解できないなら、理解できるまで何回でも話すのが「しつけ」です。5Sの意識が浸透するまで、口を酸っぱくして言い続けます。
意識が浸透するまでは大変ですが、一度意識が根付けばスタッフは自発的に片付けをしてくれるようになります。スタッフからも片付けの提案がなされて、より5Sによる作業の効率化が図れるようになりました。
まとめ
5Sの意識を浸透させる上で古本屋の店長がおっしゃっていたのは「胸を張って、家族、友人、恋人をお店に連れてくることができるのか」です。
整理・整頓のされていない汚いお店や職場に、自分の知人を連れてくることができるでしょうか。汚い職場を見られたくはないですよね。
5Sを実践して、自信を持って紹介できるお店、職場を創りましょう。
